Politique de confidentialité

Estimatik est un logiciel de soumission et de suivi de chantier édité par Solutions Techno-Rédac inc. (« nous »). Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et comment exercer vos droits, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est le président de Solutions Techno-Rédac inc. Pour toute question, demande d’accès ou plainte : info@estimatik.ca.

2. Renseignements que nous recueillons

• Compte : nom, courriel, téléphone, nom de l’entreprise, mot de passe (conservé uniquement sous forme chiffrée irréversible).
• Entreprise : licence RBQ, numéros de TPS et de TVQ, adresse, logo, paramètres de soumission.
• Contenu que vous saisissez : clients et leurs coordonnées, soumissions, prix, chantiers, photos, plans et documents. Vous en restez propriétaire ; nous les traitons uniquement pour vous fournir le service.
• Facturation : les données de carte sont saisies directement chez Stripe ; nous ne voyons ni ne conservons jamais le numéro complet de votre carte.
• Données techniques : journaux du serveur (adresse IP, date, page demandée) servant à la sécurité et au diagnostic.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Créer et sécuriser votre compte, et vous donner accès au logiciel.
• Produire, envoyer et suivre vos soumissions et vos chantiers.
• Facturer votre abonnement et vous envoyer les avis qui s’y rattachent.
• Répondre à vos demandes de soutien et améliorer le service.
• Vous présenter les autres services de Solutions Techno-Rédac inc., seulement si vous y avez consenti en cochant la case prévue à l’inscription (retrait possible en tout temps).

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne faisons aucune publicité ciblée.

4. Témoins (cookies)

Estimatik utilise un seul témoin, nécessaire au fonctionnement : le témoin de session qui vous garde connecté. Aucun témoin de statistiques, de publicité ou de suivi n’est utilisé.

5. Où sont hébergés vos renseignements

Le logiciel, sa base de données et vos fichiers sont hébergés sur un serveur situé au Québec (OVHcloud, Beauharnois). Certains fournisseurs indispensables au service traitent des renseignements pour notre compte :

• Stripe (paiements) : nom, courriel, adresse de facturation et moyen de paiement. Traitement à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis.
• MailBaby (envoi des courriels, dont les soumissions que vous envoyez à vos clients) : adresses et contenu des courriels. Traitement à l’extérieur du Québec.
• Google Cloud Document AI (module Import OCR, seulement si vous l’utilisez) : les factures fournisseurs que vous téléversez, traitées dans la région de Montréal.

Avant toute communication de renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons la sensibilité des renseignements, la finalité du transfert et les mesures de protection offertes, et nous liions ces fournisseurs par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité.

6. Durée de conservation

Vos renseignements sont conservés tant que votre compte est actif. Après la résiliation, vos soumissions restent consultables et téléchargeables ; vous pouvez demander en tout temps la suppression définitive de votre compte et de vos données, sous réserve des documents que la loi nous oblige à conserver (par exemple les factures, conservées six ans à des fins fiscales).

7. Sécurité

• Connexions chiffrées (HTTPS) et mots de passe hachés.
• Cloisonnement des données au niveau de la base de données : chaque entreprise ne peut accéder qu’à ses propres données.
• Mots de passe de messagerie (SMTP) des entreprises chiffrés au repos.
• Accès du personnel limité, motivé et journalisé.

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, comme le prévoit la loi.

8. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• accéder à vos renseignements et en obtenir une copie (l’export est offert dans le logiciel) ;
• les faire rectifier s’ils sont inexacts ou incomplets ;
• retirer un consentement, notamment celui aux communications commerciales ;
• demander la suppression de votre compte ;
• déposer une plainte auprès de notre responsable, puis, au besoin, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Écrivez-nous à info@estimatik.ca : nous répondons dans un délai de 30 jours.

9. Les renseignements de vos clients

Lorsque vous saisissez les coordonnées de vos propres clients, vous demeurez responsable de les avoir obtenues légalement et de les utiliser conformément à la loi. Estimatik les traite pour votre compte, uniquement pour vous fournir le service.

10. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique ; la date de mise à jour figure en tête de page. En cas de changement important, nous vous en informerons par courriel ou dans le logiciel.